SEI/TRE-AP - 0624426 - Termo de Referência

TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAPÁ

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1.1. Termo de Referência para eventual e futura aquisição de material de consumo (Processamento de Dados) através de Registro de Preços, visando suprir as demandas da Secretaria de Tecnologia da Informação do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá (TRE-AP).

2.1.1. O registro de preços dos materiais listados no “Anexo I” visa garantir o pronto atendimento de necessidades decorrentes dos serviços de manutenção do parque computacional do TRE-AP, onde serão empregados os materiais, periféricos e peças de reposição.

2.1.2. As quantidades relacionadas visam à manutenção e fornecimento durante o período de 12 (doze) meses, evitando o gerenciamento de estoques elevados ou o não atendimento de requisições por falta de materiais estocados, pelo que o registro de preços mostra-se como a ferramenta mais adequada à celeridade nas aquisições e ao controle regular dos gastos orçamentários durante o exercício.

2.1.3. A hipótese autorizativa para uso de Pregão Eletrônico é o fato de o material enquadra-se no conceito de bens de natureza comum, que são aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo edital por meio de especificações usuais no mercado.

2.2.1. A adoção do sistema de registro de preços, para esta contratação, encontra amparo legal no Decreto nº 7.892/2013 e Lei nº 8.666/93.

2.2.2. Os futuros fornecedores beneficiários das atas serão selecionados mediante procedimento licitatório na modalidade pregão eletrônico, em razão da natureza comum dos bens que se pretendem adquirir, a teor do art. 4º, § 1º, do Decreto nº 5.450/2005.

2.2.3. Sugere-se o uso do Sistema de Registro de Preço – SRP, opção mais adequada, considerando que os materiais serão solicitados de forma frequente e parcelada, hipótese prevista no Art. 2º do Decreto n° 7.892, de 2013, além de não ser possível definir previamente o quantitativo exato a ser demandado pela Administração.

2.2.4. Propõe-se a realização da licitação por lote, como discriminado na planilha, pois os materiais objetos deste termo podem ser agrupados vez que guardam similaridades em suas características, o que possibilita o fornecimento por empresas do mesmo ramo de atividade. Outro fator muito importante a se considerar, é a questão de a licitação por itens isolados ter grande probabilidade de gerar elevado número de Atas de Registro de Preços; onerando o trabalho desta administração, sob o ponto de vista do emprego de recursos humanos (que já é reduzido) e financeiro, pois quanto a este último, somente citando a despesa com publicação na imprensa oficial para dar publicidade à compra já gera elevado custo; sem falar de dificuldade de controle de inúmeras atas que não se restringem apenas a material de expediente, além de pôr em risco a economia de escala e a celeridade processual e comprometendo a seleção da proposta mais vantajosa para a Administração. Nesta Corte é comum haver instrumentos contratuais vigentes contemplando apenas um item licitado, gerando custos administrativos elevados como já mencionado, tais como publicações oficiais, materiais de expediente, tempo de serviço.

2.2.4.1. JUSTIFICATIVA : devido ao aumento da eficiência administrativa, aliado aos itens a seguir

1: os materiais objetos deste termo podem ser agrupados vez que guardam similaridades em suas características, o que possibilita o fornecimento por empresas do mesmo ramo de atividade.(MESMA NATUREZA)

2: Outro fator muito importante a se considerar, é a questão de a licitação por itens isolados ter grande probabilidade de gerar elevado número de Atas de Registro de Preços; onerando o trabalho desta administração, sob o ponto de vista do emprego de recursos humanos (que já é reduzido) e financeiro, pois quanto a este último, somente citando a despesa com publicação na imprensa oficial para dar publicidade à compra já gera elevado custo; (ECONOMICAMENTE VIÁVEL)

3: O controle de inúmeras atas que não se restringem apenas a material de expediente, além de pôr em risco a economia de escala e a celeridade processual e comprometendo a seleção da proposta mais vantajosa para a Administração. Nesta Corte é comum haver instrumentos contratuais vigentes contemplando apenas um item licitado, gerando custos administrativos elevados como já mencionado, tais como publicações oficiais, materiais de expediente, tempo de serviço.(CELERIDADE PROCESSUAL)

2.2.5. Portanto, entendemos que o grande diferencial de licitação por lote é a eficiência administrativa, que assegura economia processual à Administração, já que agrupa diversas contratações em um único procedimento com consequente economia no aspecto financeiro, administrativo e processual.

2.3.1. O elevado grau de automação dos processos operacionais e administrativos leva as Organizações a confiar e depender cada vez mais de sua infraestrutura tecnológica para viabilizar aplicações de missão crítica e implementar rapidamente novas soluções que aumentem a agilidade, a capacidade de adaptação, a otimização de custos e a melhoria dos serviços prestados, de forma continuada, aos seus clientes e usuários.

2.3.2. Atender a essa demanda por alta qualidade e eficiência com economia, confiabilidade, flexibilidade, agilidade e racionalização de fluxos de trabalho é preocupação constante da alta direção dos órgãos, o que tornou a Tecnologia da Informação e Comunicação ferramenta estratégica que deve estar alinhada com as áreas de negócios da Instituição.

2.3.3. Visando ao alinhamento entre o plano estratégico e a contratação, encontra-se em andamento o planejamento estratégico do TRE-AP 2021/2026. Este projeto se encaixa no macro desafio já definido de Melhoria da Infraestrutura e Governança de TIC.

2.4.1. Suprir o estoque da Seção de Almoxarifado do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, para eventuais demandas da Coordenadoria de Infraestrutura.

2.5.1. Para efeito de julgamento das propostas será adotado o critério do MENOR PREÇO POR LOTE.

3.1. Logística reversa: A CONTRATADA é obrigada a estruturar e implementar sistemas de logística reversa, mediante retorno de produtos após o uso pelo consumidor, de forma independente do serviço público de limpeza urbana e de manejo dos resíduos sólidos, os fabricantes, importadores, distribuidores e comerciantes de: (i) agrotóxicos, seus resíduos e embalagens; (ii) pilhas e baterias; (iii) pneus; (iv) óleos lubrificantes, seus resíduos e embalagens; (v) lâmpadas fluorescentes, de vapor de sódio e mercúrio e de luz mista; e, (vi) produtos eletroeletrônicos e seus componentes (Lei 12.305/2010, art. 33 e seus incisos).

4.1. Responsabilizar-se por todos os encargos tributários, previdenciários, fiscais e comerciais decorrentes do fornecimento, bem como pelos danos causados diretamente à Administração ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na entrega dos materiais contratados, não excluindo ou reduzindo essa responsabilidade o acompanhamento pela Administração do TRE-AP.

4.3. Comunicar ao CONTRATANTE qualquer fato superveniente impeditivo da continuidade da Contratação.

4.4. Entregar os materiais no prazo máximo de 30 (trinta) dias consecutivos, contados a partir recebimento da nota de empenho.

4.5. Entregar o material no local e horário estabelecido neste termo de referência.

4.6. Substituir, as suas expensas, no prazo máximo de 20 (vinte) dias consecutivos, contados a partir do recebimento do Termo de Não Aceite (Recusa do Material).

4.7. Recolher, a suas expensas, depois de efetuada a regular substituição, o material recusado, no prazo máximo de 10 (dez) dias consecutivos, contados a partir do vencimento do prazo estipulado para substituição.

4.8. Solicitar, se necessário, dentro do prazo de entrega, substituição ou recolhimento de materiais, a prorrogação do mesmo, a qual deverá ser devidamente justificada e dirigida à Coordenadoria de Material e Patrimônio do TRE-AP, unidade competente para, colhida a manifestação do Fiscal do Contrato, decidir acerca desses requerimentos.

4.9. Somente serão processados os pedidos protocolados dentro dos prazos para entrega e substituição do bem, conforme prazos e circunstâncias estabelecidas.

4.10. Aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem necessários, até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado do contrato, ficando as supressões acima desse limite condicionadas à acordo entre as partes.

4.11. Manter, durante toda a vigência da ARP e execução do contrato, compatibilidade com as obrigações assumidas e todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação, em especial quanto à regularidade perante o SICAF, à Justiça do Trabalho e ao Conselho Nacional de Justiça.

5.1. Acompanhar a execução do objeto deste Termo de Referência, nos seus termos qualitativos e quantitativos.

5.2. Proporcionar todas as condições necessárias à boa execução do contrato e permitir o livre acesso dos empregados identificados da CONTRATADA ao local de armazenamento ou entrega do produto.

5.3. Responsabilizar-se pela comunicação, em tempo hábil, de qualquer fato que acarrete em interrupção na execução do fornecimento.

5.4. Pagar à CONTRATADA pelo produto que efetivamente venha a entregar, após devidamente atestadas as notas fiscais/faturas, de acordo com as condições de preço e prazo estabelecidas neste termo de referência.

5.5. Aplicar as sanções cabíveis, em razão de descumprimento do objeto contratual.

6. PREÇO E FORMA DE PAGAMENTO

6.1. Pelo regular fornecimento do material, o Tribunal Regional Eleitoral do Amapá pagará à CONTRATADA os valores devidamente registrados na respectiva Ata de Registro de Preços e consignados na correspondente Nota de Empenho, em conformidade com os termos e especificações constantes neste Termo de Referência, sem qualquer ônus ou acréscimos.

6.2. O Tribunal Regional Eleitoral do Amapá efetuará o pagamento dos materiais por meio de crédito em conta corrente da empresa, mediante Ordem Bancária, em até 5 (cinco) dias úteis contados a partir do registro da aceitação definitiva dos materiais constantes nas Notas Fiscais.

6.3. Em nenhuma hipótese será efetuado pagamento de nota fiscal ou fatura com o número do CNPJ/MF diferente do que foi apresentado na proposta de preços, mesmo que sejam empresas consideradas matriz e filial ou vice-versa, ou pertencentes ao mesmo grupo ou conglomerado.

6.4. O pagamento estará condicionado à consulta “on-line” ao SICAF, onde a empresa deverá apresentar-se com a documentação válida e as mesmas condições de habilitação.

6.5. Para fazer “jus” ao pagamento dos materiais devidamente contratados e efetivamente entregues, a CONTRATADA deverá entregar à Coordenadoria de Material e Patrimônio, juntamente com as notas fiscais, os seguintes documentos obrigatórios:

6.5.1. Declaração a que se refere o art. 3º, XI da Instrução Normativa SRF nº 480, de 15 de dezembro de 2004 (simples nacional), anexo IV, caso a empresa seja optante pelo SIMPLES.

6.5.2. A regularidade perante o FGTS, INSS, Dívida Ativa e Tributos Federais e Débitos Trabalhistas será consultada pela CPRM no momento da formalização da solicitação de liquidação de despesa, caso a empresa não esteja regular, deverá ser comunicada do fato, e a liquidação permanecerá no aguardo da regularização, sem que ocorram ônus para a Administração decorrentes do não pagamento até que a empresa regularize a sua situação perante os institutos citados.

7.1. Os itens serão adquiridos dentro da disponibilidade no orçamento de custeio da Secretaria de Tecnologia da Informação, conforme informação da Secretaria de Orçamento e Finanças.

8.1. O descumprimento injustificado das obrigações de entrega e de substituição de produto recusado, sujeita a CONTRATADA à multa de 1% ao dia até o limite de 10 (dez) dias, aplicada sobre o valor da Nota de Empenho, consoante o caput e §§ do art. 86 da Lei nº 8.666/93, podendo caracterizar a inexecução parcial ou total da obrigação a partir do 11º (décimo primeiro) dia de atraso.

8.2. Quanto ao descumprimento de determinação do fiscal ou do gestor do contrato para cumprimento de obrigação contratual, em especial quanto à manutenção de compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação, tais como regularidade perante o SICAF, à Justiça do Trabalho e ao Conselho Nacional de Justiça:

8.2.1. Primeiro atraso injustificado de 1(um) dia no cumprimento de determinação regularmente notificada pelo fiscal ou gestor do contrato: multa de 1% (um por cento), aplicada sobre o valor da Ata de Registro de Preços ou da Nota de Empenho da Despesa, se esta já houver sido emitida.

8.2.2. Segundo atraso injustificado de 1(um) dia no cumprimento de determinação regularmente notificada pelo fiscal ou gestor do contrato: multa de 2% (dois por cento), aplicada sobre o valor da Ata de Registro de Preços ou da Nota de Empenho da Despesa, se esta já houver sido emitida.

8.2.3. Terceiro atraso injustificado de 1(um) dia no cumprimento de determinação regularmente notificada pelo fiscal ou gestor do contrato: multa de 3% (três por cento), aplicada sobre o valor da Ata de Registro de Preços ou da Nota de Empenho da Despesa, se esta já houver sido emitida.

8.2.4. Quarto atraso injustificado de até 1(um) dia ou primeiro atraso injustificado superior a 1(um) dia, poderá caracterizar como inexecução contratual.

8.3. As sanções aqui previstas podem ser cumuladas com as demais previstas na legislação correlata e outras previstas no Edital.

8.4. Se a adjudicatária ou CONTRATADA não recolher o valor da multa, eventualmente imposta, dentro de 5 (cinco) dias úteis a contar da data da intimação, o mesmo será automaticamente descontado da fatura a que fizer jus, atualizado pela SELIC. Caso a mesma não tenha nenhum valor a receber deste Tribunal, seus dados serão encaminhados ao órgão competente para que seja inscrita na dívida ativa da União.

8.5. As multas previstas nesta seção não eximem a adjudicatária ou CONTRATADA da reparação dos eventuais danos, perdas ou prejuízos que seu ato punível venha causar à Administração contratante.

9. CANCELAMENTO DO REGISTRO DE PREÇOS

9.1.2. Não retirar a nota de empenho ou instrumento equivalente no prazo estabelecido pela Administração, sem justificativa aceitável.

9.1.3. Não aceitar reduzir o seu preço registrado, na hipótese deste se tornar superior àqueles praticados no mercado; ou

9.1.4. Sofrer sanção prevista nos incisos III ou IV do caput do art. 87 da Lei nº 8.666, de 1993, ou no art. 7º da Lei nº 10.520, de 2002.

9.1.5. O cancelamento de registros nas hipóteses previstas nos itens 9.1.1, 9.1.2 e 9.1.4 será formalizado por despacho do órgão gerenciador, assegurado o contraditório e a ampla defesa.

9.2. O cancelamento do registro de preços poderá ocorrer por fato superveniente, decorrente de caso fortuito ou força maior, que prejudique o cumprimento da ata, devidamente comprovados e justificados:

10.1. A licitante vencedora deverá apresentar proposta comercial de preços acompanhada de declaração de que o produto a ser fornecido tem garantia do próprio fabricante no Brasil.

10.2. A licitante vencedora deverá enviar proposta que indique a marca e o modelo, bem como, catálogos, folders, manuais e outros documentos que atestem a especificação dos objetos, prazo de garantia, validade, voltagem, guia de instalação e outras informações técnicas inerentes ao produto ou equipamento.

10.3. Após o recebimento dos documentos acima, caso não seja possível verificar com convicção o atendimento das especificações técnicas dos equipamentos de acordo com o edital, bem como seu funcionamento adequado, serão solicitadas AMOSTRAS dos produtos para análise, que deverão ser enviadas, dentro do prazo de 5 (cinco) dias úteis, após a solicitação do pregoeiro, as quais se destinarão à aferição das características técnicas, qualidade e funcionamento dos produtos, hipóteses nas quais não implicarão quaisquer ônus ao TRE-AP ou a seus servidores;

10.4. As amostras serão submetidas, no que couber, dentre outras, às seguintes análises:

11.1.1. Fornecido no prazo máximo de 30 dias, a contar da data de recebimento da nota de empenho.

11.1.2. Entregue na Seção de Material, vinculada a Coordenadoria de Material e Patrimônio (CMP), no edifício Sede do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, localizado na Avenida Mendonça Junior, 1502, Centro, Macapá, Amapá, CEP: 68900-914, no horário das 14:00h às 18:00h.

11.2. O material será recebido provisoriamente no momento da entrega, para efeito de posterior verificação de sua conformidade com as especificações exigidas e com a proposta e, em definitivo, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, após o recebimento provisório.

11.3. Se, após o recebimento provisório, constatar-se que o fornecimento foi executado em desacordo com o especificado ou com a proposta, a fiscalização notificará por escrito a CONTRATADA, interrompendo-se os prazos de recebimento e ficando suspenso o pagamento até que seja sanada a situação.

11.4. Ocorrendo a hipótese acima, a fiscalização notificará o contratado para substituir, às suas expensas, o material recusado, no prazo máximo de 20 (vinte) dias corridos a partir da notificação.

11.5. O aceite/aprovação do produto pelo CONTRATANTE não exclui a responsabilidade civil da CONTRATADA por vícios de quantidade ou qualidade do mesmo ou disparidades com as especificações estabelecidas, verificadas, posteriormente, garantindo-se ao CONTRATANTE as faculdades previstas no art. 18 da Lei n.º 8.078/90.

11.6. Este instrumento não obriga à contratação, nem mesmo nas quantidades indicadas, podendo o TRE-AP requerer o objeto deste registro de preços de acordo com suas necessidades, obedecida à legislação pertinente, sendo assegurada ao detentor da futura ata de registro de preços a preferência em igualdade de condições.

11.7. Os produtos definidos, neste termo de referência, deverão ser novos e sem utilização anterior, originais e de boa qualidade, livres de defeitos, imperfeições e outros vícios que impeça ou reduza sua usabilidade, observando rigorosamente as características especificadas, devendo ser apresentados nas embalagens originais dos fabricantes, adequadas para proteger seu conteúdo contra danos durante o transporte até o local de entrega.

11.8. É vedada a participação de produtos reciclados, recondicionados, remanufaturados, ou outra terminologia empregada para indicar produto proveniente de reutilização de material.

11.9. As embalagens dos materiais deverão conter a data de fabricação, bem como do prazo de validade, sendo este de, no mínimo, 12 meses.

12.1. A Gestão e Fiscalização do contrato será realizada pelo titular da Seção de Almoxarifado, ou por quem suas vezes fizer, cabendo-lhe, nessa condição, as atribuições previstas.

12.2. A atuação ou a eventual omissão da Fiscalização durante a realização dos trabalhos, não poderá ser invocada para eximir a CONTRATADA da responsabilidade pela execução dos serviços.

12.3. A comunicação entre a fiscalização e a CONTRATADA será realizada através de correspondência oficial e anotações ou registros no Relatório de Serviços.

12.4. Os procedimentos adotados são os previstos neste Termo de Referência e na legislação em vigor.

13.1. Constituída através da Portaria Presidência nº 111/2022 TRE-AP/PRES/DG/SGP/COPES